WinFlow360 Vorführung vereinbaren

Software für Fenster, Türen und Rollläden

Software, die mit Ihrem Betrieb entsteht.

Für Fensterbauer, Glaser, Rollladen- und Sonnenschutzbetriebe und Fachhändler mit eigener Montage. WinFlow360 wird im engen Austausch mit Ihnen eingerichtet und weiterentwickelt, angebunden an die Werkzeuge, die Sie schon nutzen.

Vorführung vereinbaren So arbeitet Fensterbau Velle damit
Entwickelt mit und im täglichen Einsatz bei Fensterbau Velle, Köln
Nico Contopidis von Conto IT und André Velle von Fensterbau Velle mit dem Tablet auf einer Baustelle mit neuen Fenstern
Nico Contopidis (Conto IT) und André Velle (Fensterbau Velle)

Unser Ansatz

Keine Software von der Stange.

Der eine Betrieb kalkuliert im Händlerportal seines Fensterherstellers, der nächste im Programm eines Profilherstellers. Die Buchhaltung läuft über ein eigenes Programm oder direkt über das Steuerbüro, das Aufmaß auf eigenen Vordrucken. Eine Standardsoftware zwingt alle in dieselben Abläufe.

Wir gehen den anderen Weg: Wir programmieren WinFlow360 im engen Austausch mit Ihnen. Wir sehen uns an, wie Ihr Betrieb arbeitet, binden Ihre Programme an und bauen, was Ihnen Arbeit abnimmt. Deshalb ist jedes Projekt anders.

Unsere Ziele

Weniger Büroarbeit
Was ein Programm erledigen kann, soll niemand abtippen, suchen oder sortieren müssen.
Ihre Abläufe
Die Software passt sich an Ihren Betrieb an, nicht umgekehrt.
Ihre Werkzeuge bleiben
Herstellerprogramme, Buchhaltung und Postfach werden angebunden, nicht ersetzt.
Kurze Wege
Wünsche gehen direkt an die Entwickler. Ohne Hotline, ohne Warteschleife.
Ihre Daten
Gespeichert in der EU, geschützt mit zwei Faktoren, jederzeit wiederherstellbar.

Der Alltag im Betrieb

Die meiste Büroarbeit ist Suchen, Abtippen und Sortieren.

Die Unterlagen eines Kunden liegen verteilt in fünf Mail-Ordnern.

WinFlow liest das Postfach alle 10 Minuten und legt Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Fotos in die richtige Kundenakte.

Das Hersteller-Angebot wird Position für Position abgetippt.

WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Glas, Uw-Wert, Preise und Zeichnungen aus dem PDF. Bei angebundenen Herstellern direkt aus dem Händlerportal.

Das Aufmaß steht auf Papier und wird im Büro noch einmal geschrieben.

Ihre eigenen Vordrucke werden am Tablet ausgefüllt, mit Skizze und Unterschrift. Das PDF liegt sofort in der Akte, die Aufgaben fürs Büro entstehen von selbst.

Quittungen sammeln sich im Auto bis zum Monatsende.

Foto machen: WinFlow schneidet zu, liest Händler, Betrag und Datum und schickt den Beleg auf Klick an Ihr Steuerbüro.

Alles an seinem Platz

Angebote, Aufmaße, Fotos, Lieferavis und Belege landen beim richtigen Kunden, ohne dass jemand sortiert.

Funktionen

Was WinFlow360 im Betrieb erledigt

So sieht WinFlow360 bei Fensterbau Velle aus. Alle Bilder stammen aus der laufenden Software, die Namen der Endkunden haben wir ersetzt. In Ihrem Betrieb sieht es anders aus, nämlich so, wie Sie arbeiten.

Kundenakte

Die Kundenakte füllt sich selbst

  • Posteingang, Gesendet und alle Unterordner werden alle 10 Minuten gelesen.
  • Zuordnung über Belegnummern aus der Buchhaltung, E-Mail-Adressen und Namen. Bei Unklarheit liest eine KI das Dokument.
  • Der Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung ist auf einen Blick zu sehen.
  • Was nicht eindeutig ist, landet unter „Prüfen“. Es geht nichts verloren.
WinFlow360 Kundenakte mit Auftragsstand und E-Mail-Verlauf
Angebote

Angebote aus den Hersteller-Unterlagen

  • PDFs aus Fenster-, Rollladen- und Haustürprogrammen hochladen. WinFlow übernimmt Positionen, Maße, Ausstattung, Preise und Zeichnungen.
  • Händlerportale von Herstellern lassen sich direkt anbinden: Angebot im Portal auswählen, WinFlow holt es ab.
  • Artikelnummern für Blendrahmen, Flügel und Beschlag stehen intern an jeder Position.
  • Montage je laufendem Meter, Uw-Werte für Förderanträge, Übergabe an die Buchhaltung.
Angebot in WinFlow360 mit Positionen, Zeichnungen, Artikelnummern und Preisen
Belege

Belege mit dem Handy, direkt ans Steuerbüro

  • Quittung fotografieren. WinFlow schneidet sie zu, richtet sie gerade aus und liest Händler, Betrag, Datum und Zweck.
  • Bei Restaurantbelegen werden Anlass und Personen ergänzt und als Seite nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG an das PDF gehängt.
  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach landen automatisch unter „Belege“.
  • Ein Klick schickt den Beleg an das Belegportal Ihres Steuerbüros, getrennt nach Rechnungseingang, Kasse und Sonstiges.
Belegscanner: Restaurantquittung zugeschnitten, Betrag und Datum ausgelesen, Bewirtungsangaben
Kalender

Teams, Termine und Liefertermine

  • Monatsansicht mit eigener Farbe für jedes Team.
  • Termin aus der Kundenakte planen, Adresse und Telefon kommen automatisch mit.
  • Liefertermine aus Hersteller-Mails („KW 45“, „Liefertermin 13.10.“) erscheinen als Vorschlag zum Übernehmen.
Kalender in WinFlow360 mit Teams und Lieferterminen

Alle Funktionen im Überblick ›

Alles, was drin ist

Alle Funktionen im Überblick

Stand Oktober 2026. Was davon Sie brauchen und was dazukommt, entscheiden wir gemeinsam mit Ihnen.

Kunden und Akte

  • Kundenliste mit Suche, Filter und Sortierung
  • Ordner mit Symbolen und eigenen Kürzeln
  • Dateien hochladen, Fotos direkt mit dem Handy
  • Auftragsstand von Aufmaß bis Rechnung
  • „Wo hängt was?“: Angebote ohne Auftrag, Bestellungen ohne Liefertermin, Montagen ohne Rechnung
  • E-Mail-Verlauf je Kunde mit Kurzfassung

E-Mail

  • Postfach-Abgleich alle 10 Minuten
  • Anhänge automatisch beim richtigen Kunden
  • Ältere Mails nachträglich einsortiert
  • Reklamationen und Fristen rot markiert, mit Aufgabe
  • Postfach in WinFlow: antworten, weiterleiten, ablegen
  • Vorlagen, Signatur und Logo
  • Website-Anfragen als neuer Kunde mit einem Klick

Formulare und Aufgaben

  • Ihre eigenen Vordrucke am Tablet
  • Skizze, Fotos und Unterschrift
  • Automatisches Zwischenspeichern
  • Aufgaben fürs Büro entstehen aus dem Formular
  • Freie Aufgaben und Abhaken

Angebote

  • Hersteller-PDFs für Fenster, Rollläden und Haustüren auslesen
  • Angebote direkt aus Hersteller-Händlerportalen
  • Zeichnungen automatisch ausgeschnitten
  • Rollläden der richtigen Fensterposition zugeordnet
  • Montage und Verleistung je laufendem Meter
  • Uw-Referenzwerte für Förderanträge
  • Angebot im eigenen Briefkopf, Übergabe an die Buchhaltung

Artikel und Material

  • Artikelverzeichnis mit Profilen, Leisten und Zubehör
  • Herstellerkataloge als PDF einlesen
  • Profile und Artikelnummern aus dem Händlerportal übernehmen
  • Material aus der Skizze: passende Artikel und Mengen als Vorschlag

Rechnungen

  • Abschlagsrechnung in Prozent oder als Betrag
  • Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge
  • Rechnung aus dem Reparaturbericht mit Stunden und Anfahrt
  • Entwürfe direkt im Buchhaltungsprogramm, mit dem Angebot verknüpft

Belege und Steuerbüro

  • Eingangsrechnungen aus dem Postfach
  • Belegscanner mit Zuschnitt und Auslesen
  • Bewirtungsbeleg nach Steuerrecht
  • Geprüft, privat, Kunde zuordnen
  • Versand an das Belegportal des Steuerbüros auf Klick

Kalender und Teams

  • Monatsansicht mit Teamfarben
  • Termin aus der Kundenakte mit Adresse und Telefon
  • Mehrtägige Termine
  • Liefertermine aus Hersteller-Mails als Vorschlag

Betrieb

  • Läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy
  • Handbuch in der Software, mit Suche
  • Feedback-Portal mit Fotos und Videos
  • Benutzer mit eigenen Rechten
  • Anmeldung mit zwei Faktoren

KI im ganzen Programm

Fenni, Ihr Assistent in WinFlow360

Fragen Sie einfach: „Was steht heute an?“, „Welche Aufträge warten noch auf einen Liefertermin?“ oder „Schreib Familie Berger, dass wir Donnerstag kommen.“ Fenni kennt Ihre Kunden, Akten, Termine und Angebote und erklärt WinFlow. Geändert wird nur, wenn Sie zustimmen. Und überall in WinFlow arbeitet die KI mit:

  • Liest Hersteller-Angebote, Lieferavis, Rechnungen und Quittungen und ordnet sie zu.
  • Fasst neue Mails zusammen und markiert Reklamationen und Fristen.
  • Schreibt Mails aus Stichworten und schlägt Antworten vor.
  • Legt Kunden aus einer Signatur, einer Website oder einem Foto der Visitenkarte an.
  • Füllt Formulare, Angebote und Rechnungen per Spracheingabe.
  • Ordnet aus einer Skizze die passenden Artikel und Mengen zu.
  • Fasst mit „Wo stehen wir?“ den Stand eines Kunden zusammen.
Assistent Fenni beantwortet eine Frage zum Kalender

Referenz

Entwickelt mit Fensterbau Velle

Fensterbau Velle aus Köln liefert, montiert und repariert Fenster, Haustüren, Rollläden und Sonnenschutz im Raum Köln und Rhein-Erft. Inhaber André Velle wollte keine weitere Standardsoftware, sondern ein Werkzeug, das genau zu seinem Betrieb passt.

WinFlow360 ist dort entstanden: aus seinen echten Unterlagen, seinen Vordrucken und seinen Herstellerprogrammen. Jede Funktion wurde mit ihm abgestimmt und im laufenden Betrieb getestet.

fensterbau-velle.de besuchen ›
Das Team von Fensterbau Velle bespricht einen Auftrag am Firmenwagen
André Velle, Inhaber von Fensterbau Velle
André Velle, Inhaber
3 Tagevom ersten Gespräch bis zum täglichen Einsatz
3Papiervordrucke als Formulare am Tablet
alleKunden aus der Buchhaltung übernommen, mit Akte
gleicher Tagfür viele Wünsche aus dem Betrieb

Drei Tage, Schritt für Schritt

  1. Tag 1 · 9. Oktober 2026

    Kundenakte, Formulare, E-Mail

    Alle Kunden aus der Buchhaltung übernommen, Anmeldung mit zwei Faktoren, Velles Vordrucke für Aufmaß, Reparaturbericht und Abnahme am Tablet. Abends lief die E-Mail-Automatik, dazu das Postfach in WinFlow und der Kalender mit Teams und Lieferterminen.

  2. Tag 2 · 10. Oktober 2026

    Belege, Steuerbüro, Angebote

    Belegscanner mit Bewirtungsbeleg und Versand ans Steuerbüro, Dokumentenerkennung, Feedback-Portal. Angebote aus Hersteller-PDFs mit Übergabe an die Buchhaltung, Rechnungsentwürfe, der Assistent, Kunden aus Visitenkarten, Auftragsstand, Spracheingabe und Uw-Werte für Förderanträge.

  3. Tag 3 · 11. Oktober 2026

    Händlerportal, Artikel, Fenni

    Direkte Anbindung an das Händlerportal des Fensterherstellers: Angebote samt Artikelnummern ohne Umweg in WinFlow. Dazu das Artikelverzeichnis mit Herstellerkatalogen, Material aus der Skizze und der Assistent als Figur Fenni.

Aus dem Feedback-Portal

André Velle meldet Wünsche direkt in der Software. So sind einige davon umgesetzt worden:

Zusammenarbeit

So läuft die Zusammenarbeit

  1. Gespräch im Betrieb

    Wie arbeiten Sie heute? Welche Herstellerprogramme, Vordrucke und Ordner nutzen Sie, wo geht Zeit verloren?

  2. Einrichtung

    Wir verbinden Postfach, Buchhaltung und Steuerbüro, bauen Ihre Vordrucke als Formulare nach und legen Ihre Ordnerstruktur an.

  3. Start mit Einweisung

    WinFlow läuft im Browser am PC, Tablet und Handy. Wir zeigen Ihnen und Ihrem Team die wichtigsten Abläufe.

  4. Weiterentwicklung

    Wünsche melden Sie im Feedback-Portal. Wir setzen sie um und antworten im selben Verlauf.

Anbindungen:BuchhaltungsprogrammBelegportal des SteuerbürosHändlerportale der HerstellerIhr E-Mail-PostfachPC, Tablet und Handy

Datenschutz und Sicherheit

DSGVO-konform, gespeichert in der EU

Sie arbeiten mit Kundendaten. Deshalb ist Datenschutz bei WinFlow360 keine Zusatzoption, sondern Grundlage.

Speicherort EU

Datenbank und Dateien liegen ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Mit jedem Betrieb schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Darin stehen alle Dienstleister, die Daten verarbeiten.

Anmeldung mit zwei Faktoren

Code per E-Mail und Authenticator-App. Jeder Zugang ist persönlich, Änderungen werden protokolliert.

Verschlüsselt

Verbindungen laufen verschlüsselt. Zugänge zu Buchhaltung, Postfach und Herstellerportalen werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

Sicherung und Wiederherstellung

Jede Änderung an der Software wird gesichert. Die Datenbank lässt sich auf einen früheren Stand zurücksetzen.

Nichts ohne Ihren Klick

Belege gehen erst auf Klick ans Steuerbüro, Mails erst nach dem Absenden. Der Assistent ändert nur nach Freigabe.

KI mit klaren Regeln

Zum Auslesen von Dokumenten nutzen wir KI-Modelle eines spezialisierten Anbieters, der im AVV benannt ist. Die Übermittlung ist dort geregelt, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. WinFlow360 lässt sich auf Wunsch auch ohne KI betreiben.

Ihre Daten gehören Ihnen

Auf Wunsch händigen wir Ihnen alle Unterlagen vollständig aus. Wenn Sie aufhören, löschen wir alles.

Keine Werbung, kein Tracking

Weder in WinFlow360 noch auf dieser Website: keine Werbe-Cookies, keine Analyse-Dienste, keine Schriften von fremden Servern.

Vorführung

Sehen Sie sich WinFlow360 an

Wir zeigen Ihnen die Software in 30 Minuten, online oder bei Ihnen im Betrieb. Gern mit Ihren eigenen Unterlagen: Bringen Sie ein Hersteller-Angebot und eine Quittung mit.

Nico Contopidis

Conto IT · Entwicklung und Betreuung von WinFlow360

Telefon04821 8875040 E-Mailinfo@conto-it.de Termin für eine Vorführung anfragen